Beratungsprotokoll im Maklerbüro: Was KI vorbereiten darf und was bei Ihnen bleibt

Nach einem Beratungstermin bei einem Firmenkunden ist die Arbeit nicht fertig. Das Protokoll fehlt noch. Es entsteht oft erst Tage später, aus Stichworten und aus der Erinnerung. Genau dort kann KI helfen: nicht beim Beraten, sondern beim Aufschreiben danach.

Was das Gesetz verlangt

§ 27 Abs. 2 und § 28 Z 1 MaklerG

Das Maklergesetz verpflichtet Sie, die in den Standesregeln vorgesehene Information und Beratung samt Dokumentation zu erteilen (§ 27 Abs. 2). § 28 Z 1 nennt die Dokumentationspflicht ausdrücklich, gleich neben Risikoanalyse und Deckungskonzept. Von § 27 und von § 28 Z 1 bis 3 kann laut § 32 nicht zum Nachteil des Versicherungskunden abgegangen werden.

§ 137 Abs. 5 Z 6 GewO

Für jeden KI-Einsatz zählt außerdem eine Begriffsbestimmung aus der Gewerbeordnung: Beratung ist dort „die Abgabe einer persönlichen Empfehlung an einen Kunden“. Die Empfehlung ist also der Kern der Beratung. Ein Entwurf darf sie wiedergeben, aber nie selbst eine abgeben.

Warum das Protokoll so oft liegen bleibt

• Nach dem Termin liegen Stichworte auf Papier, im Notizbuch oder nur im Kopf.
• Das Protokoll entsteht später, oft Tage danach, aus der Erinnerung.
• Jeder im Büro füllt die Vorlage etwas anders aus.
• Im Streitfall zählt, was dokumentiert ist, nicht was besprochen wurde.

Wie ein Entwurf entsteht

1. Ihr Teil: Sie führen das Gespräch wie bisher und halten Stichworte fest, schriftlich oder als Diktat.
2. Vorarbeit: Aus den Stichworten entsteht ein Entwurf in Ihrer Vorlage: Wünsche und Bedürfnisse, Risiken, besprochene Varianten, Ihre Empfehlung und deren Begründung.
3. Vorarbeit: Lücken werden markiert statt aufgefüllt. Was nicht in Ihren Notizen steht, steht nicht im Protokoll.
4. Ihr Teil: Sie prüfen, ergänzen und zeichnen. Erst dann geht das Protokoll an den Kunden.

Ein Beispiel, erfunden

Eingang: Ihr Diktat nach dem Termin in der Bäckerei Huber, vier Minuten lang.

• Wünsche und Bedürfnisse: Absicherung der neuen Backstube
• Besprochen: zwei Varianten der Inhaltsversicherung
• Lücke markiert: die Begründung Ihrer Empfehlung fehlt im Diktat

Danach hält der Ablauf an und fragt: „Protokoll prüfen, ergänzen und zeichnen?“

Die dritte Zeile ist der wichtigste Teil des Entwurfs. Im Diktat steht, welche Varianten besprochen wurden, aber nicht, warum Sie welche empfohlen haben. Ein Werkzeug, das diese Lücke mit einer glaubwürdigen Begründung füllt, schreibt eine Beratung in die Akte, die so nie stattgefunden hat. Deshalb wird markiert, nicht ergänzt.

Vier Regeln für jeden Entwurf

1. Lücken markieren, nicht füllen. Eine KI schreibt flüssig weiter, auch wo sie nichts weiß (eine erfundene Antwort, Fachwort: Halluzination). Im Protokoll wäre das eine erfundene Beratung.
2. Die Empfehlung kommt von Ihnen. Der Entwurf gibt wieder, was Sie gesagt haben, und ergänzt keine eigene.
3. Ihre Vorlage bleibt Ihre Vorlage. Der Entwurf folgt Ihrer Gliederung, nicht umgekehrt. So sieht jedes Protokoll im Büro gleich aus, egal wer den Termin hatte.
4. Erst gezeichnet, dann verschickt. Sie prüfen, ergänzen und zeichnen. Erst dann geht das Protokoll an den Kunden.

Diktat und Kundendaten

Ein Diktat nach dem Termin enthält Namen, Betriebsangaben und oft auch die Schäden der letzten Jahre. Kundendaten werden in Ihrem Büro oder in einem Rechenzentrum in der EU verarbeitet, nie in einem offenen Chatfenster. Welcher Weg zu Ihrem Büro passt, klären wir an Ihren echten Abläufen, bevor etwas gebaut wird.

Was Sie heute schon tun können, auch ohne uns

• Stichworte gleich nach dem Termin. Ein paar Zeilen oder ein kurzes Diktat reichen. Je früher, desto weniger muss später aus der Erinnerung kommen.
• Die Begründung immer aussprechen. Nicht nur, was Sie empfohlen haben, sondern warum. Genau dieser Teil geht leicht verloren, wenn das Protokoll Tage später entsteht.
• Auch das Verworfene festhalten. Welche Varianten besprochen wurden und warum sie nicht gewählt wurden.
• Eine Vorlage für alle. Protokolliert jeder im Büro anders, lassen sich Protokolle schwer vergleichen, und Lücken fallen niemandem auf.

Wie es weitergeht

Wie wir den Ablauf in Ihrem Büro aufbauen, steht auf der Seite Beratungsprotokoll aus Ihren Notizen. Ob das Protokoll bei Ihnen die meiste Handarbeit kostet oder ein anderer Ablauf, zeigt der Backoffice-Check. Zum Weiterlesen: Bedingungsvergleich mit Fundstelle und KI für Versicherungsmakler.

Kurzfassungen, am Wortlaut geprüft am 28.10.2026. Verbindlich ist der Gesetzestext: § 27 MaklerG im RIS, § 28 MaklerG im RIS, § 32 MaklerG im RIS, § 137 GewO im RIS.