KI im Büro verstehen, ohne Technik-Studium.
Kurz und in einfacher Sprache: was seit 2025 Pflicht ist, wie Sie mit KI im Büro arbeiten und wo Sie nachschlagen können. Die KI bereitet vor, Sie prüfen, entscheiden und zeichnen.
KI-Kompetenz ist seit 2025 Pflicht, nicht Kür.
Seit Februar 2025 gilt Artikel 4 der KI-Verordnung (KI-Schulungspflicht). Wer KI im Betrieb einsetzt, muss nach Artikel 4 der KI-Verordnung den Aufbau von KI-Kompetenz bei den Beteiligten unterstützen. Eine Einschulung gehört deshalb zur Übergabe.
Das Gesetz verlangt Kompetenz, kein Zertifikat. Mehr dazu auf der Seite zur Einschulung.
KI-Schulung im DetailSo arbeiten Sie mit KI im Büro. Fünf Griffe zum Aufklappen.
KI ist kein Zauberknopf. Mit ein paar Gewohnheiten werden die Entwürfe deutlich brauchbarer, ganz ohne Technik-Wissen.
// 01Geben Sie Hintergrund mit
Die KI kennt Ihr Büro nicht. Je mehr sie über den Fall weiß, desto brauchbarer der Entwurf.
Beispiel aus dem BüroBei einer Anfrage einer Tischlerei: Betriebsart, Zahl der Mitarbeiter, bestehende Verträge, gewünschter Beginn. Fehlt etwas, soll die KI danach fragen, statt zu raten.
Kundendaten werden in Ihrem Büro oder in einem Rechenzentrum in der EU verarbeitet, nie in einem offenen Chatfenster.
// 02Sagen Sie klar, was herauskommen soll
Nicht lang, aber genau: Was soll entstehen, für wen, in welchem Ton und in welcher Form.
Beispiel aus dem BüroZum Beispiel: „Entwurf einer Rückfrage an den Kunden, höchstens fünf Sätze, sachlich, mit einer Liste der fehlenden Unterlagen.“ Ein kurzes Muster aus Ihrer eigenen Vorlage hilft mehr als eine lange Beschreibung.
// 03Lassen Sie vorbereiten, nicht entscheiden
Die KI bereitet vor: sie erfasst, ordnet und entwirft. Beraten, auswählen und zeichnen bleibt bei Ihnen.
Beispiel aus dem BüroBeim Beratungsprotokoll heißt das: Ein Protokoll-Entwurf gibt wieder, was Sie im Termin besprochen haben. Was nicht in Ihren Notizen steht, ergänzt er nicht. Prüfen und zeichnen bleibt bei Ihnen, denn die Beratung selbst ist Ihre Pflicht.
// 04Verlangen Sie die Fundstelle
Eine KI kann Dinge behaupten, die nicht stimmen (eine erfundene Antwort, Fachwort: Halluzination). Prüfen Sie jede Angabe am Original.
Beispiel aus dem BüroBeim Gegenlesen von Bedingungen: Lassen Sie sich zu jedem Unterschied Klausel und Seite nennen und schlagen Sie die Stelle nach, bevor Sie sich darauf stützen.
// 05Lassen Sie sich widersprechen
KI redet gern nach dem Mund. Fragen Sie aktiv nach dem Gegenteil: „Was fehlt? Wo könnte das falsch sein?“
Beispiel aus dem BüroBei einem Entwurf zum Deckungskonzept: Fragen Sie, welche Risiken des Betriebs nicht erwähnt sind. Dann haben Sie eine Liste zum Nachprüfen, keine Bestätigung.
Sechs Wege, wenn Sie mehr wissen wollen.
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