KI für Versicherungsmakler: Wofür sie im Büro taugt und wofür nicht

Ich bin selbst Versicherungsmakler. Mit easyjack.at in Feldkirch arbeite ich unter anderem in der Tierkranken- und Krankenversicherung für Private, nicht im Gewerbegeschäft. Seit über 1 Jahr setze ich KI im eigenen Büro ein, jeden Tag. Dieser Text sagt, was ich dabei gelernt habe: wofür KI im Maklerbüro taugt und wofür nicht.

Die Antwort in einem Satz: KI taugt für Vorarbeit. Sie liest, ordnet und entwirft. Beraten, auswählen und zeichnen bleibt bei Ihnen, denn die Pflichten aus dem Maklergesetz bleiben beim Makler.

Wofür KI im Büro taugt

Überall dort, wo Material gelesen, sortiert und in eine feste Form gebracht werden muss, bevor Sie urteilen können:

• Lesen und zuordnen: Mails, Anhänge und Fragebögen dem richtigen Kunden zuordnen.
• Ordnen: Angaben in eine feste Liste bringen und sichtbar machen, was noch fehlt.
• Entwerfen: Protokolle in Ihrer eigenen Vorlage, Rückfragen an Kunden oder Versicherer. Als Entwurf, nie als fertige Nachricht.
• Gegenüberstellen: Angebote und Bedingungen nebeneinander, jeder Unterschied mit Klausel und Seite.
• Lücken zeigen: markieren, was nicht belegt ist, statt es aufzufüllen.

Wofür nicht

• Beraten. Die Empfehlung kommt von Ihnen. Ein Entwurf gibt wieder, was Sie gesagt haben, und ergänzt keine eigene.
• Auswählen. Welche Versicherer Sie anfragen und welches Angebot passt, beurteilen Sie mit dem Kunden. Eine Rangliste „der besten Deckung“ ist schon eine Beurteilung, und die gehört Ihnen.
• Zeichnen. Inhalt und Unterschrift verantwortet der Makler.
• Die Solvenz des Versicherers beurteilen. Auch diese Pflicht bleibt ganz bei Ihnen.
• Selbstständig mit Kunden schreiben. Nichts geht ohne Ihre Freigabe an einen Kunden oder Versicherer.

Entlang Ihrer Pflichten: vier Stellen für Vorarbeit

Ich messe jeden Einsatz an § 28 Maklergesetz. Von den sieben Pflichten dort lässt sich bei dreien Vorarbeit abnehmen, bei den anderen nicht oder erst später. Das sind die vier Stellen, an denen es sich im Gewerbegeschäft lohnt:

1. Risikoanalyse

§ 28 Z 1 MaklerG

Der Makler schuldet eine angemessene Risikoanalyse und ein angemessenes Deckungskonzept. Beides steht auf den Angaben des Kunden. Vorarbeit heißt hier: Unterlagen dem Kunden zuordnen, in eine feste Liste bringen und zeigen, was für die Analyse noch fehlt. Die Analyse selbst bleibt Ihre Arbeit. Mehr dazu: Anfragen und Unterlagen erfassen.

2. Ausschreibung

§ 28 Z 3 MaklerG

Der Makler vermittelt den nach den Umständen des Einzelfalls bestmöglichen Versicherungsschutz. Dafür müssen die Angebote vergleichbar vorliegen. Vorarbeit heißt: aus Ihrer Risikoanalyse den Entwurf der Ausschreibung vorbereiten und die Antworten der Versicherer in eine gemeinsame Übersicht bringen. Welche Versicherer Sie anfragen und welches Angebot das bestmögliche ist, beurteilen Sie. Mehr dazu: Ausschreibung und Angebotsvergleich.

3. Bedingungen gegenlesen

§ 28 Z 3 und Z 5 MaklerG

Zu den Pflichten gehört auch die Prüfung der Polizze. Das setzt voraus, die Bedingungen zu kennen, und die umfassen schnell dutzende Seiten, bei jedem Versicherer anders gegliedert. Vorarbeit heißt: Bedingungen Punkt für Punkt gegenüberstellen, jede Aussage mit Klausel und Seite belegt, und die ausgestellte Polizze gegen das gewählte Angebot lesen. Regelt ein Bedingungswerk einen Punkt nicht, steht genau das da, statt die Lücke zu füllen. Sie lesen an der Fundstelle nach und beurteilen. Mehr dazu: Bedingungsvergleich mit Fundstelle, ausführlich im Artikel Warum jede Aussage Klausel und Seite braucht.

4. Dokumentation

§ 28 Z 1 und § 27 Abs. 2 MaklerG

Die Beratung ist Ihr Kerngeschäft, die Dokumentation danach Ihre Pflicht. Aus Ihren Stichworten, einer Mitschrift oder einem Diktat kann ein Entwurf in Ihrer eigenen Vorlage entstehen. Lücken werden markiert statt aufgefüllt: was nicht in Ihren Notizen steht, steht nicht im Protokoll. Sie prüfen, ergänzen und zeichnen, erst dann geht es an den Kunden. Mehr dazu: Beratungsprotokoll aus Ihren Notizen, ausführlich im Artikel Beratungsprotokoll im Maklerbüro.

Kurzfassungen, am Wortlaut geprüft am 27.10.2026. Verbindlich ist der Gesetzestext: § 28 MaklerG im RIS.

Kundendaten gehören nicht ins Chatfenster

Gewerbekunden vertrauen Ihnen Vorverträge, Schadenverläufe und Betriebsangaben an. Kundendaten werden in Ihrem Büro oder in einem Rechenzentrum in der EU verarbeitet, nie in einem offenen Chatfenster. Ein offenes Chatfenster ist dafür der falsche Ort. Welcher Weg zu Ihrem Büro passt, hängt von Ihrem Bestand und Ihrem Programm ab.

Drei Fragen, die Sie an jedes Werkzeug stellen sollten, auch an unseres:

1. Wo werden meine Kundendaten verarbeitet, nicht nur gespeichert? Bitte die Liste der Unterauftragsverarbeiter.
2. Was passiert am Tag nach der Kündigung? Läuft der Ablauf weiter, oder wird er abgeschaltet?
3. Geht irgendetwas ohne meine Freigabe hinaus? An Kunden, an Versicherer, an wen auch immer.

Dazu gehört noch etwas, das oft vergessen wird: Wer KI im Betrieb einsetzt, muss nach Artikel 4 der KI-Verordnung den Aufbau von KI-Kompetenz bei den Beteiligten unterstützen. Eine Einschulung gehört deshalb zur Übergabe. Mehr zur Einschulung.

Womit Sie anfangen können

Nicht mit einem Programm, sondern mit einer Frage: Welcher Ablauf kostet in Ihrem Büro die meiste Handarbeit? Der Backoffice-Check geht das in acht Fragen durch, ohne KI und ohne Anmeldung. Am Ende steht eine Rangfolge Ihrer Abläufe nach Ihrem eigenen Aufwand.

Ihr Maklerprogramm bleibt dabei, wir bauen um es herum. Ob und wie wir anschließen, prüfen wir an Ihrem echten Bestand, vorher sagen wir keine Anbindung zu. Wenn es passt, folgt ein Erstgespräch von 30 Minuten, kostenlos, danach ein Prozess-Check an Ihren echten Abläufen und ein schriftlicher Festpreis. Die Übergabe kommt mit Dokumentation und Video, ohne Abhängigkeit. Wie das im Ganzen aussieht, steht unter Was wir machen.